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El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, cuya entrada en vigor está prevista para el próximo 25 de mayo, pone el foco especialmente en las empresas y los departamentos de marketing y comunicación debido al uso intensivo que hacen de los datos, intrínseco a su propia actividad. De hecho, los cambios afectarán a acciones tan cotidianas como el envío de comunicaciones, el tratamiento de bases de datos, el consentimiento de los usuarios, la recogida de información, el derecho al olvido o la automatización y el seguimiento de acciones y de campañas.
En esa línea, uno de los elementos más sensibles es la recogida del consentimiento necesario. 
Porque aunque pueda parecer un tema menor, el consentimiento está presente en más acciones de las que se piensa: registros en la web, envío de newsletters, descarga de whitepapers o inscripción a webinars o eventos son solo algunas de ellas.
Al respecto, el primer paso a la hora de diseñar un consentimiento que cumpla con la legislación GDPR consiste en identificar y revisar todos los repositorios de datos de la empresa, ya sean registros, campos, accesos, seguridad (interna y externa), etc., para determinar en qué lugares deberán colocarse los formularios y botones. Y tras ello, en segundo lugar, será necesario analizar si la empresa ya dispone del consentimiento necesario, algo improbable en la mayoría de los casos, ya que el mismo no suele solicitarse de forma clara y separada del resto del elemento o, directamente, no dispone de una casilla de consentimiento. Además, en la página de política de privacidad es necesario explicar los términos de manera clara.
A continuación, las organizaciones han de revisar la infraestructura con la que cuenta la empresa para determinar si ésta permite el cumplimiento de la legislación. Si no es el caso, será indispensable preparar un plan de migración a un nuevo sistema, a lo que también pueden ayudar algunas soluciones existentes y diversas plataformas cuyo consentimiento se puede aprovechar; por ejemplo, las redes sociales. Los responsables de diseñar estos sistemas también pueden encontrar inspiración en los permisos de las apps de móvil: solicitan diferentes permisos (cámara, acceso a contactos, ubicación…) de forma separada y se pueden activar o desactivar de manera individual.
En cualquier caso, se trata de un proceso complejo, por lo que es recomendable no dejarlo todo para el último momento.
No obstante, hay que tener en cuenta que los entornos “cloud” pueden ser una gran ayuda a la hora de cumplir con el RGPD, una normativa que creemos que supone también una muy buena oportunidad para dar el salto definitivo a la “nube”, principalmente por dos motivos. Por un lado, las plataformas “cloud” ofrecen una mayor seguridad que alojar los datos en los sistemas físicos propios, ya que aplican los máximos estándares de seguridad disponibles. Y, por otro, el modelo “cloud”, en el que el proveedor, como es el caso de Microsoft, es el responsable de que su plataforma lleve aparejado el cumplimiento, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo, trabajo y responsabilidad. Así, estas plataformas “cloud” permiten consolidar e integrar todos los polos de innovación, incluidos también los relativos al cumplimiento de las normativas más exigentes.
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