La implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas europeas a aumentar la productividad de los empleados, reducir los costes operacionales y a reducir los errores asociados a los procesos manuales, según pone de manifiesto un estudio llevado a cabo por la multinacional Lexmark, especializada en gestión e impresión de información, tras encuestar a 714 trabajadores de oficina de once países europeos (entre ellos, España) más Sudáfrica.
El informe detecta desde luego mayores deficiencias en ese sentido en las empresas que operan manualmente y también que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas (a la pregunta de cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales, el 50% de los empleados respondió que “consumen demasiado tiempo”.). Además, el 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos, y nada menos que un tercio de los consultados dice dedicar tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas (el 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se ha incrementado en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas).
Y otro grave problema tiene que ver con los errores, más habituales en los procesos manuales. En ese sentido, una cuarta parte de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Es más, casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía.
Según Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica, “nuestro estudio es una llamada de atención a las empresas de toda Europa. Los resultados muestran que muchas compañías están viviendo en una ‘edad digital oscura’ y que no están aprovechando las tecnologías disponibles para mejorar la productividad de sus empleados y los flujos de trabajo en general. Para no quedarse atrás, hay que acercarse a los procesos automatizados y optimizados para conseguir mejorar el rendimiento de trabajo y las tareas administrativas del día a día». A juicio de Lexmark, la implementación de software de procesamiento de documentos supondría para las empresas una mejora del acceso a la información de entre un 85% y un 95%.
Imagen cortesía de watcharakun / FreeDigitalPhotos.net
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