Por Julio A. Olivares, Presidente y Fundador de DocPath, compañía especializada en gestión documental (http://www.docpath.com)
Es curioso que, con la evolución en las tecnologías, no tengamos dudas a la hora de comprar todo tipo de máquinas, aunque estas no aporten beneficio alguno, y seamos tan reticentes cuando se trata de adquirir un software de gestión documental, que ya ha demostrado proporcionar una amplia variedad de ventajas para cualquier tipo de empresa.
Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Muchas pymes y micro pymes son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la “oficina sin papel” que dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental. Muchos son los mitos que existen acerca de la oficina sin papel:
• Se trata de un software difícil de utilizar. Esta idea, errónea por otro lado, hace que los primeros reticentes a implementar un nuevo software de gestión documental sean los propios empleados. Esta actitud cambiará radicalmente una vez comprueben la efectividad, rapidez y facilidad de uso de este nuevo software.
• La gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. En este caso, al igual que en el anterior, la realidad es otra muy distinta, ya que un sistema adecuado de gestión documental aumenta la seguridad significativamente.
• Beneficios solo a largo plazo. La verdad en este sentido es que, desde el primer momento en el que una empresa decide dar el paso y realizar el cambio de procesos basados en papel a procesos digitales, son inmediatas las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia.
• El término “oficina sin papel” es sinónimo de eliminación total del uso del papel. Es evidente que la idea de reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesario conservar en papel.
En el camino hacia una oficina sin papeles, es un hecho que, cada vez más compañías, aunque de forma algo lenta y gradual, van instaurando un mejor software de gestión documental, que supone, además de grandes beneficios, un importante ahorro de papel.
La “oficina sin papeles” está emergiendo claramente, pero para su instauración es necesario que tanto directivos como empleados superen su resistencia al cambio y apuesten de lleno por la innovación y la tecnología.
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