El poder del papel en la era del “big data”

Por Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España, Multinacional especializada en custodia y gestión de la información.

Hace algunos años, Qinetiq, una compañía líder en el sector de la defensa, fabricó un pequeño aeroplano no tripulado para tomar fotografías con el fin de documentar sus ensayos con globo aerostático. El ingeniero responsable del airbag que amortiguaría el aterrizaje del avión en miniatura estaba tan entusiasmado con su revolucionario diseño que decidió patentarlo. Todo iba bien, hasta que un control rutinario de los archivos en papel de la compañía descubrió que en los años 50 se había creado un diseño casi idéntico; y el autor no era otro que el abuelo de nuestro ingeniero.

Este hecho es una importante lección que nos habla de lo importante que es una gestión eficaz de la información. Un empleado nunca debería tener dificultades a la hora de localizar el conocimiento almacenado en su empresa, preferiblemente antes de volver a rehacerlo todo de nuevo. En un relevante estudio de 2001 sobre el alto coste de no encontrar información, el analista de IDC afirmaba que los profesionales que trabajan con información pueden pasar hasta un 90% de su tiempo volviendo a crear información que ya existe en su empresa.

Por ello, indexar de forma segura documentos almacenados en papel o digitalizarlos para su mejor localización, recuperación y análisis contribuye a convertir la información en conocimiento. Los documentos digitalizados pueden ser objeto de técnicas modernas de análisis de datos, o ser investigados junto a datos digitales, revelando hechos que podrían haberse tardado en descubrir años a través de otros medios; probablemente además mucho más costosos.

Lo único que tenemos que hacer es asegurarnos de cuidar nuestro papel, saber dónde está y cómo extraer el valor en él contenido. Pero para muchas empresas esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo. Cuando las empresas guardan la información en papel en su propia sede, a menudo se inclinan por almacenarlo en sótanos oscuros y húmedos, no aptos para un largo periodo de conservación. Por otra parte, el personal responsable del archivo cambia, lo que hace que se pierda la pista de dónde están los documentos. Y además, es difícil encontrar documentos de forma rápida.

La realidad es que, desde siempre, el papel es muy proclive a perderse, dañarse o destruirse. Cambios de trabajo, fusiones y adquisiciones, reestructuraciones empresariales, mudanzas, etc. pueden llevar a que grandes volúmenes de información desaparezcan o terminen archivadas lejos y olvidadas. Las cadenas de suministro fragmentadas provocan que la información acabe repartida por empresas y entre particulares.

El cohete “Saturno V”, que inició las misiones espaciales “Apollo” en los 60 y 70, fue diseñado y construido con mucha prisa por diferentes proveedores e ingenieros. Se crearon millones de documentos, incluyendo heliografías, diseños, descripciones y resultados de pruebas. Pero nadie se ocupó de reunir toda esta información en un único almacén de documentos y de que una sola empresa o individuo se hiciera responsable de la misma. Hoy, solo es posible encontrar fragmentos de esta información y muchos de los que participaron en su creación o uso hace tiempo que murieron. Si la Humanidad quisiera volver a enviar un astronauta a la Luna, en gran medida tendría que volver a empezar desde cero.

La mayoría de las empresas no tienen que lidiar con situaciones tan dramáticas como estas. Pero en contraposición a unos empleados que se van haciendo viejos, las jóvenes generaciones están acostumbradas a cambiar de trabajo a menudo, lo que, unido a que los ciclos de vida de los productos son más rápidos y a que las cadenas de suministro funcionan de forma más fluida, hace que proteger la información para que su valor no se pierda se convierta en todo un reto.

¿Por dónde empezar? En primer lugar, es necesario introducir una política sólida y centralizada de gestión de la información que contemple todos sus formatos y estructuras y que acepte que esto no es solo responsabilidad del departamento de TI. Es necesario saber lo que se tiene, dónde está y quién es el responsable. Hacer que los datos sean compatibles con el futuro. Establecer una estrategia para convertir la información más valiosa en formato papel a formato digital, garantizar que estos datos se puedan seguir leyendo durante los 10-20 años futuros y archivar el resto en un lugar fuera de la empresa. Aceptar que será imposible conservar todo y que probablemente habrá obligaciones legales de borrado de cierto tipo de información después de que haya pasado un determinado plazo. Y respecto a la información que hayamos decidido conservar, es importante que tengamos en marcha procesos de búsqueda y recuperación fáciles de usar, y saber exactamente cómo extraer el valor de todos los documentos.

Las mejores innovaciones pueden nacer estudiando viejos datos de una forma nueva; así que asegúrese de que los suyos están a salvo y bien conservados. Es posible que sus sucesores y los de éstos se lo agradezcan.

Imagen cortesía de Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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