Por Julio A. Olivares, Presidente y fundador de DocPath, empresa compañía especializada en gestión documental (http://www.docpath.com)
Muchas empresas se preguntan cuáles son los factores clave que avalan el éxito de una migración. Por un lado, el nuevo software debe reemplazar de una forma segura al producto desfasado, para que garantice la conservación íntegra de los datos. Y por el otro, este proceso debe permitir la ampliación de las funcionalidades acordes con las necesidades del negocio.
Un enfoque sólido de la migración, contar con recursos personales y materiales, así como un detallado planning son los ingredientes clave para que la implantación de un nuevo sistema de gestión documental sea un éxito.
Uno de los aspectos cruciales reside en la composición del equipo multidisciplinar que realizará la migración. Y en ese sentido, además de a los miembros TI, hay que involucrar a otras áreas que, aunque sea de forma colateral, puedan estar implicadas en el proceso migratorio. Y contar con la presencia de la Dirección en el proceso es fundamental para aportar una visión corporativa global.
El procedimiento
A partir de ahí, en la delicada tarea de extraer e importar los datos del viejo al nuevo sistema de gestión documental, hay que tener en cuenta si se realiza a través de los recursos propios o si se externaliza el proceso. Al contrario de lo que se piensa, la migración no es evento puntual, sino que se realiza en varias fases bien planificadas y los aspectos que hay que tener en cuenta son:
Tiempo. Determinar cuántas migraciones serán necesarias para poder calcular su duración de implantación.
Capacitación. Formar al equipo que vaya a realizar el trabajo, ya que de esta forma será más fácil determinar el origen de los datos, cuál es su condición y a qué tablas y campos del nuevo sistema hay que migrar.
Optimización. Reducir al máximo el número de variaciones de la migración. Se debe evitar la continua modificación de datos y conceptos, ya que esta serie de cambios puede alterar alguna de las áreas implicadas, lo que provocará la falta de fluidez del proceso.
Pruebas. Cuanto más minuciosa sea la verificación de los datos en el nuevo sistema, más probabilidad hay de que el proceso sea un éxito. Para ello, se planificará un calendario de pruebas, en un entorno de pruebas, exacto al entorno de desarrollo dónde se vaya a lanzar la nueva aplicación.
La migración tecnológica conlleva unos beneficios económicos que las empresas pueden cuantificar en un periodo de tiempo a corto-medio plazo. Además, existen otros indirectos que repercuten en el incremento de la productividad, como son la mejora en los procesos de negocio, un mejor rendimiento y una mayor motivación de los empleados, que ven optimizado su trabajo debido a esta renovación tecnológica.
Imagen cortesía de bplanet / FreeDigitalPhotos.net
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